Was Betriebe vor dem Umstieg wissen wollen.

Nein. Mitarbeiter, Objekte, Verträge und die Zuordnung, wer wo arbeitet, kommen als Datei ins System. Dafür liegen vier Vorlagen bei, je eine pro Datenart, die sich aus Excel als CSV speichern lassen.

Der Import läuft zweistufig: Zuerst ein Trockenlauf, der nur prüft und nichts schreibt. Erst wenn die Meldungen sauber sind, wird geschrieben. Die Mitarbeiter bekommen dabei gleich ihren Zugang samt erster PIN.

Zwei Dinge. Die Objekte mit ihren Verträgen, also Wochentage, Turnus, Uhrzeit und der vereinbarte Preis. Und die Mitarbeiter mit ihren Vertragsdaten, also Stunden und Lohn.

Den Einsatzplan müssen Sie danach nicht pflegen. Er entsteht aus Wochentagen und Turnus der Verträge von selbst, auch bei vierzehntägigen Rhythmen. Einzelne Termine lassen sich verschieben, ohne die Regel zu ändern.

Nein, es gibt keinen App-Store und keine Installation. Der Mitarbeiter öffnet einen Link und legt ihn auf den Startbildschirm. Danach sieht es aus und verhält sich wie eine App, Aktualisierungen kommen automatisch.

Das gilt für jedes Gerät, Android wie iPhone. Im Büro läuft dieselbe Anwendung im Browser.

Das Büro trägt für ihn nach. Dafür gibt es zwei getrennte Fristen: Der Mitarbeiter selbst kann sieben Tage rückwirkend nachtragen, das Büro sechzig. Beide Werte sind einstellbar.

Die Frist ist Absicht. Ohne Grenze wandert die Erfassung zurück ans Monatsende, und genau das will § 17 MiLoG verhindern.

Nein, sie ist je Mitarbeiter einzeln schaltbar und standardmäßig aus. Wo sie an ist, prüft die App beim Start des Timers, ob das Handy am Objekt steht. Der erlaubte Umkreis lässt sich je Objekt festlegen, sonst gelten 150 Meter.

Schlägt die Ortung fehl, etwa im Keller, bleibt ein Hinweis stehen, den der Mitarbeiter erneut versuchen kann. Er landet nicht in einer Sackgasse.

Der Plan bleibt sichtbar, er liegt auf dem Gerät. Gespeichert wird erst wieder mit Verbindung, und die App sagt das deutlich: „Keine Verbindung, nicht gespeichert."

Das ist eine bewusste Entscheidung gegen die bequemere Variante. Ein stiller Zwischenspeicher würde „gespeichert" melden, obwohl nichts angekommen ist, und im Treppenhaus oder Keller passiert genau das. Lieber eine ehrliche Fehlermeldung als eine Stunde, die niemand vermisst.

Ja. Über sechs Stunden werden 30 Minuten abgezogen, über neun Stunden 45 Minuten.

Entscheidend ist dabei: Der Abzug rechnet je Tag, nicht je Einsatz. Wer vormittags zwei Objekte und nachmittags eines hat, kommt in Summe über sechs Stunden. Rechnet man je Einsatz, fällt der Abzug weg und die Aufzeichnung stimmt nicht mehr.

Bis zum Monatsabschluss ja, danach nicht mehr. Ein abgeschlossener Monat ist gesperrt, und die Sperre gilt für alle Rollen, auch für die Geschäftsführung.

Unabhängig davon schreibt die Datenbank jede Änderung in ein Journal, das sich nur ergänzen und nicht ändern lässt. Wer was wann geändert hat, bleibt nachvollziehbar.

Nein, und das ist Absicht. Lohnabrechnung heißt Sozialversicherung, Steuerklassen, Pfändungen und Meldungen. Das bleibt bei Ihrem Lohnprogramm oder Ihrem Steuerberater.

DatenPutz liefert die Vorstufe: auszahlbare Stunden, Zuschläge und den Saldo je Mitarbeiter, als CSV, Excel oder PDF. Was heute am Monatsende zusammengesucht wird, steht damit auf Knopfdruck bereit.

Ja, und zwar an der Stelle, an der es gefährlich wird: beim Festlohn. Wer einen festen Monatsbetrag zahlt, sieht den Stundenlohn nicht. Arbeitet jemand mehr als vereinbart, rutscht der effektive Satz unter den Tarif, ohne dass es auffällt.

Die App rechnet deshalb aus Monatslohn und tatsächlichen Stunden den effektiven Stundenlohn zurück und meldet eine Unterschreitung. Maßgeblich ist der Branchentarif der Gebäudereinigung, nicht der allgemeine gesetzliche Mindestlohn.

Die Gebäudereinigung steht in § 2a SchwarzArbG, wird also geprüft. Verlangt sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufgezeichnet spätestens am siebten Tag und zwei Jahre aufbewahrt.

Genau das entsteht hier im Arbeitsalltag, nicht nachträglich: Der Mitarbeiter stempelt am Objekt, der Eintrag trägt Datum, Uhrzeiten und Dauer, der Monatsabschluss friert ihn ein. Ob eine konkrete Prüfung zufrieden ist, entscheidet am Ende die Behörde, nicht die Software.

Beides ist eingebaut, weil beides in der Praxis regelmäßig fehlt.

• Führerschein: Wer jemanden ohne Fahrerlaubnis fahren lässt, macht sich strafbar. Die App führt die Sichtprüfungen vierteljährlich, erinnert daran und erzeugt die Kontrollliste.
• Unterweisung: Die Themen unterscheiden sich je Tätigkeit. Gefahrstoffe und Feuchtarbeit bei der Reinigung, Absturz und Motorgeräte beim Hausmeister. Die Vorlagen sind entsprechend getrennt.

Aus den Stammdaten, die ohnehin gepflegt sind. 23 Vorlagen sind hinterlegt, vom Arbeitsvertrag über Unterweisung und Abmahnung bis zum Zeugnis und zur Urlaubsbescheinigung.

Vertrag, Zeugnis und Unterweisung gibt es je Tätigkeit in eigenen Fassungen. Ein Zeugnis für eine Reinigungskraft beschreibt andere Aufgaben als eines für die Bürokraft, sonst wäre es wertlos. Jede Vorlage lässt sich im Editor an den eigenen Betrieb anpassen.

Nein. Die Trennung liegt nicht in der Oberfläche, sondern in der Datenbank: Jede Abfrage wird serverseitig auf die eigene Firma begrenzt, bevor eine Zeile das System verlässt.

Der Unterschied ist wesentlich. Wer die Trennung nur in der Anwendung filtert, verliert sie, sobald jemand an der Anwendung vorbei fragt. Hier bekommt auch ein direkter Zugriff nur die eigenen Daten.

Nein. Geschäftsführung, Büro, Objektleitung und Mitarbeiter sehen verschiedene Dinge. Die Objektleitung sieht die Einsätze und die Qualität ihrer Objekte, aber keine Stundenlöhne. Der Mitarbeiter sieht nur sich selbst.

Auch das wird serverseitig erzwungen, nicht durch ausgeblendete Felder.

Die Daten gehören Ihrem Betrieb. Für die Daten Ihrer Beschäftigten sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den Sie zusammen mit dem Nutzungsvertrag bekommen.

Dieser Vertrag benennt auch die eingesetzten Dienstleister und den Serverstandort namentlich. Eine allgemein gehaltene Klausel genügt dafür nicht.

Export ist jederzeit möglich, als CSV, Excel oder PDF.

Den Preis nennen wir in der Demo, zusammen mit Laufzeit und zugesagter Verfügbarkeit. Alle drei stehen anschließend im Nutzungsvertrag, den Sie vor der Entscheidung lesen können.

Der Grund für die Demo ist nicht Geheimniskrämerei: Ob sich der Umstieg lohnt, hängt daran, wie viele Objekte und Mitarbeiter Sie haben. Diese Rechnung machen wir lieber gemeinsam an Ihren Zahlen als mit einer Preistabelle.

Nach Vertragsende bleibt der Zugang 30 Tage bestehen, allein damit Sie Ihre Daten sichern können. Danach wird er geschlossen, die Löschung richtet sich nach dem Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Ihre gesetzlichen Aufbewahrungsfristen laufen davon unabhängig weiter. Exportieren Sie deshalb vor Ablauf der 30 Tage, was Sie behalten müssen.